Internetgestütztes Antragssystem "INA"

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Internetgestütztes Antragssystem "INA"
Sektor 01. ALLGEMEINE ÖFFENTLICHE VERWALTUNG
Themenbereich Bürger- & Kundenorientierung, E-Government
Staat Österreich
Bundesland Tirol
Bezirk/Kreis
Projektpartner (Institutionen) Amt der Tiroler Landesregierung, Arbeitsinspektorat Innsbruck, Bezirkshauptmannschaft Schwaz, DVT – Datenverarbeitung Tirol GmbH
Kontaktperson(en) Johannes Tratter
Projektwebsite
Projektstart (Jahr) 2008
Rechts- und Organisationsform
Preise und Auszeichnungen Österreichischer Verwaltungspreis

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Koordinaten: 47° 15' 51", 11° 23' 46"

Beschreibung

Mit dem internetgestützten Antragssystem ‚INA’ wird erstmals die Möglichkeit geschaffen, komplexe anlagenrechtliche Genehmigungen auf einfache, effiziente und kostensparende Weise digital und per Internet zu beantragen.

Ziel dieses Projektes ist eine effiziente Kooperation zwischen Unternehmer/in und Be-hörde, die auf beiden Seiten mehrfachen Nutzen bringt. Der/die Unternehmer/in erhält ein klares Anforderungsprofil für seinen/ihren Antrag samt Unterlagen und hat bei elektronischer Einreichung die Gewissheit, einen vollständigen Antrag eingebracht zu haben; er/sie kann in Folge eine raschere Erledigung des Antrages erwarten. Die Behörde erhält im Gegenzug vollständige Anträge samt Projektunterlagen in standardisierter Form.

Die Wirtschaft und die öffentliche Verwaltung sind Partner in diesem System und können so auf durchgehend digitale Daten zurückgreifen.

In einer ersten Phase wird die internetgestützte Antragstellung samt Einreichung der Projektunterlagen bis zum Einlangen bei der Behörde umgesetzt. In einem zweiten Schritt werden der behördeninterne Workflow samt Dokumentenmanagement etc. abgebildet und entsprechende Schnittstellen zu vorhandenen Systemen geschaffen werden.

Gegenstand der vorliegenden Einreichung bildet die beschriebene erste Phase, in welcher der/die Antragsteller/in anhand intelligenter Formulare durch den Antragsprozess geleitet und durch die Bereitstellung relevanter Gesetze und Verordnungen, erklärender Texte und Bei-spiele beim Eingeben der geforderten Angaben unterstützt wird. Durch einen übersichtlichen Navigationsbereich und eine klare Gliederung der Formulare in thematisch zusammengehörige Module wird ein einfaches Erreichen einzelner Teile ermöglicht. Überdies können die eingegebenen Daten jederzeit zwischengespeichert und auch später wieder geladen werden, sodass auch ein segmentiertes Ausfüllen möglich ist. Sämtliche Eingaben werden überdies auf Vollständigkeit und feldbezogene Plausibilität hin überprüft und erst im Anschluss an die Behörde übermittelt.

Das System basiert einerseits auf einer interaktiven und intelligenten Abfragelogik, welche – abhängig von den getätigten Eingaben – den Aufbau der restlichen Formularstruktur entsprechend anpasst und nicht benötigte Frageblöcke ausblendet. Ein zweites Grundprinzip bilden vorgegebene Pflichtfelder. In einer interdisziplinär besetzten Arbeitsgruppe wurden detaillierte Anforderungen darüber festgelegt, welche Fragen für die Behandlung eines Ansuchens aus Sicht der einzelnen Fachrichtungen zwingend erforderlich und welche fakultativ zu beantworten sind.

Auf diese Weise kann der Antrag schon vor der Übermittlung an die Behörde durch das dahinter liegende Datenbanksystem automationsunterstützt geprüft und bei Bedarf – unter Hinweis auf fehlende oder fehlerhafte Angaben – zurückgestellt werden. Der/die Antragsteller/in erhält so bereits zu diesem Zeitpunkt Sicherheit darüber, einen vollständigen Antrag unter Berücksichtigung aller relevanter Fachkomplexe eingebracht zu haben. Andererseits kann die Behörde darauf vertrauen, dass sämtliche notwendige Angaben standardisiert vorliegen und alle Unterlagen vollständig beigebracht wurden. Der damit verbundene Zeitgewinn für den/die Antragsteller/in und die Behörde erhöht die Attraktivität dieses Systems.

Unterstützend wird dem/der Antragsteller/in ein Leitfaden zur Seite gegeben, in welchem sämtliche mögliche Fragen der Abfragelogik folgend abgebildet und mit erläuternden Bemerkungen, Gesetzestexten, Beispielen und sonstigen Hilfestellungen hinterlegt in einer logisch-konsequenten Struktur aufbereitet sind. Durch die Abbildung sämtlicher geforderter Angaben und Dokumente stellt der Leitfaden darüber hinaus ein hilfreiches Werkzeug für das Zusammenstellen der benötigten Unterlagen dar.

Finanzierung

Aktueller Stand

In einem ersten Schritt und gleichzeitig als Pilotprojekt wurden Formulare für die Sparte Gastgewerbe gewählt. Es werden Online-Formulare für die

  • Neugenehmigung von Gastgewerbebetrieben ohne Fremdenbeherbergung
  • Neugenehmigung von Gastgewerbebetrieben mit Fremdenbeherbergung und die
  • Änderungsgenehmigung von Gastgewerbebetrieben mit / ohne Fremdenbeherbergung

Bisher erarbeitet wurden die interaktiven Formulare zur Neugenehmigung. Diese wurden auch bereits ersten Praxistests durch Fachplaner unterzogen. Das Formular zur Änderung von Betriebsanlagen im Gastgewerbe befindet sich derzeit in Ausarbeitung.

Erzielte Effekte

Zunächst wird dem/der Antragsteller/in ein zeitgemäßes und effizientes Tool zur Verfügung gestellt, mit welchem eine umfassende und vollständige Antragstellung ermöglicht wird. Dem Unternehmen, welches einen Antrag einbringt, entfallen überdies lästige Druckarbeiten und Behördengänge.

Die Behörde hingegen erhält die Gewissheit, über dieses System vollständige Anträge samt Unterlagen und standardisierte Angaben zu vorgegebenen Bereichen zu erhalten. Eine Weiterverarbeitung dieser Daten erfolgt geordnet und effizient, da sich alle relevanten Angaben stets in gleicher Form und an der selben Stelle in den eingebrachten Anträgen befinden. Auch die Verfügbarkeit der digitalen Unterlagen ermöglicht eine zeitsparende Weiterverwendung, bei-spielsweise in der gleichzeitigen Erteilung von Aufträgen an mehrere Sachverständige ohne Wartezeiten auf eine entsprechende Aktenübermittlung.

Weitere Informationen

Das Projekt wurde mit dem Österreichischen Verwaltungspreis 2008 ausgezeichnet.

Würdigung der Jury

Die Entwicklung dieses elektronischen Formulars erfolgte unter Einbindung aller Betroffenen. Ein komplexer Sachverhalt wird ressourcenschonend bearbeitet. Ein Vorzeigeprojekt mit hohem Nutzen für Wirtschaft und Behörde.