Organisationsentwicklung und Prozessanalyse – Kleinregion WIN Kremstal
| Organisationsentwicklung und Prozessanalyse – Kleinregion WIN Kremstal | |
|---|---|
| Sektor | |
| Themenbereich | Organisationsentwicklung |
| Staat | Österreich |
| Bundesland | Niederösterreich |
| Bezirk/Kreis | |
| Projektpartner (Institutionen) | Gedersdorf, Gföhl und Rohrendorf bei Krems (Kleinregion WIN Kremstal) |
| Kontaktperson(en) | Anton Deimel, Franz Schlögl, Helene Maria Mader |
| Projektwebsite | |
| Projektstart (Jahr) | 2004 |
| Rechts- und Organisationsform | Kooperationsvereinbarung zwischen den drei beteiligten Gemeinden |
| Preise und Auszeichnungen | |
Beschreibung
Im Zuge der zukünftigen Einführung von E-Government im kommunalen bzw. regionalen Bereich stehen die niederösterreichischen Gemeinden vor einer großen Herausforderung. Daher bedarf es einer gezielten Vorbereitung der Gemeinden auf dieses Thema. Die Gemeinden Gedersdorf, Gföhl und Rohrendorf bei Krems haben sich entschlossen, im Sinne einer Organisationsentwicklung die Arbeitsabläufe hinsichtlich Servicequalität für BürgerInnen und E-Government zu optimieren. Ziel ist die Erkennung allfälliger Doppelgleisigkeiten und Leerläufe durch die MitarbeiterInnen selbst, die Berücksichtigung von Bürgerserviceaspekten bei der Prozessoptimierung und das Aufzeigen von Optimierungsmöglichkeiten über Prozessgrenzen hinweg. Durch die interkommunale Kooperation wird auch ein Erfahrungsaustausch über die Gemeindegrenzen hinweg sichergestellt. Vorgangsweise:
- Festlegung der zu untersuchenden Verwaltungstätigkeiten anhand der Frequenz, Komplexität und unter Berücksichtigung der Städtebundumfrage;
- Analyse der festgelegten Verwaltungstätigkeiten mittels Bildkartenmethode. Dabei wurden folgende Verfahren analysiert: Förderungen, Bauanzeigeverfahren, Baubewilligungsverfahren, Straßenbauvorhaben, Veranstaltungsmeldung, Raumplanung, Todesfallmeldung, Allgemeines Anbringen.
- Die Verwaltungsabläufe wurden im Anschluss in elektronischer Form dokumentiert und Beschlagwortungskriterien für verwendete Dokumente für eine künftige Archivierung abgeleitet.
Finanzierung
Die Organisationsentwicklung und Prozessanalyse wurde gemäß den Richtlinien des Entwicklungsfonds für Kleinregionen finanziert. Die Unterstützung durch die Abteilung Raumordnung und Regionalpolitik des Amtes der NÖ Landesregierung betrug € 15.000,-. Der Anteil der Gemeinden belief sich ebenfalls auf € 15.000,-.
Aktueller Stand
In neun Arbeitskreisen wurden mit den MitarbeiterInnen der Gemeinden verschiedene Verfahrensschritte analysiert und für ein so genanntes „papierloses Büro“ (E-Government) aufbereitet. Nächste Schritte: Schaffung der Rahmenbedingungen für die zur Verfügungstellung von E-Government-Diensten für Gemeinden; Investitionskosten sollen sich auch für kleinere Gemeinden in Grenzen halten. Auswahl erster Verfahren nach Priorität und Schwierigkeitsgrad.